Veelgestelde vragen

Algemeen

Mijn webcam doet het niet

Het kan soms voorkomen dat je webcam het niet doet. In geval van Windows computers zal dat te maken hebben met het feit dat de webcam ergens door geblokkeerd is. Controleer of er ergens een venster openstaat van een applicatie (b.v. Teams of Zoom) welke u eerder gebruikt heeft. U kunt ook via taakbeheer (Ctrl-Shift-esc toetsen gelijk ingedrukt houden) kijken of er een applicatie actief is die de webcam en of de microfoon bezet houdt. Kijk op de supportpagina van Microsoft over webcaminstellingen op Windows 10:

https://support.microsoft.com/nl-nl/help/13753 

 

Meer over windows instellingen op je computer:

https://computertotaal.nl/artikelen/pc/camera-werkt-niet-op-windows-10-dit-zijn-je-opties/

 

Een onderliggend probleem is dat gebruikers voor een sessie niet meer altijd checken of de webcam het doet en goed ingesteld staat; issues met de webcam stapelen dus nu op issues met bijvoorbeeld de wachtrij of de communicatie 'onder water' tussen consultant en client.
Om issues met de webcam helemaal uit te sluiten is een optie ingebouwd in "mijn organistie >> "geavanceerde instellingen" en dan "Toon altijd eerst de instellingen" (vergeet niet op te slaan!). U kunt dan eventueel uw webcam en microfoon instellen en daarna op wachtkamericoon klikken (linksonder).
Tips bij problemen
Het is heel moeilijk om op afstand te bepalen wat  de oorzaak is als een webcamconsult niet goed gaat qua beeld en geluid. We kunnen wel een aantal tips geven:
 
  • Is van te voren de test  gedaan. https://app.webcamconsult.com/webcam_test  (bij voorkeur meesturen bij uitnodiging) Als die test voor netwerk, camera en microfoon is gelukt dan weet je dat het daar niet aan ligt.
  • Heeft client in de browser wel toestemming gegeven voor microfoon en mic gebruik?
  • Heeft client wel akkoord gegeven op de disclaimer (AVG) door aan te vinken?
  • Heb je de groene refresh knop (rechtsonder) gebruikt, dan probeert het systeem opnieuw webcam en microfoon te koppelen in de sessie?
  • Is de laatste consult sessie wel afgesloten? Anders kun je geen nieuwe sessie beginnen!
  • Zit client toevallig op een bedrijfsnetwerk en achter een firewall? Dan blokkeert die de videostreaming.
  • Mogelijk heeft client een mail app die na klik op de uitnodiging naar eigen browser gaat die niet geschikt is; in dat geval moet de uitnodigingslink gekopieerd worden en geplakt in browser zoals Chrome of Safari.
  • Mogelijk heeft client een app gebruikt zoals Skype. Het is zeer goed mogelijk dat daarmee de webcamfunctie als het ware gekaapt is. In dat geval proberen toestel opnieuw op te starten. Op windows moet je daarvoor soms Windows probleemoplosser gebruiken (zie elders op support pagina)
Werkt het ook op Internet Explorer?

De Webcamconsult dienst is (op PC) geoptimaliseerd voor gebruik met de nieuwste versies van browsers zoals Google Chrome en Mozilla Firefox en daarnaast voor iPhone en iPads (via onze app) en alle recente Android telefoons en tablets. Internet Explorer wordt niet meer gebruikt en afgeraden omdat Micorsoft dat reeds lange tijd niet meer ondersteunt. Mocht u voor een zorginstelling toch Internet Explorer gebruiken, neem dan contact op met ons.

Mijn microfoon doet het niet

Als in de hardware test (in wachtkamer) of tijdens het consult de microfoon niet werkt, dan kan het zijn dat er in Windows een verborgen instelling niet correct staat waardoor de microfoon wordt gedempt.

Ga naar Windows menu linksonder in taakbalk. Klik op instellingen (tandwiel icoontje), klik op systeem, klik in linker menu op geluid, en dan ergens in het midden vindt u "microfoon testen" en daaronder een button "problemen oplossen". Klik op "problemen oplossen", waarmee Windows de instelling checkt en waar nodig corrigeert.

Andere methode: Controleer of er ergens een venster openstaat van een applicatie (b.v. Teams of Zoom) welke u eerder gebruikt heeft. U kunt ook via taakbeheer (Ctrl-Shift-esc toetsen gelijk ingedrukt houden) kijken of er een applicatie actief is die de webcam en of de microfoon bezet houdt.

Wat zijn de systeemeisen?

Welke browsers worden ondersteund:

De nieuwste versies van Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge 79+ (Chromium-gebaseerde versies van Edge) op desktopbesturingssystemen.

Op Android:  Google Chrome voor Android, Mozilla Firefox voor Android.

Op Apple: Safari op de nieuwste versies van macOS en iOS. 

Voor oudere browserversies wordt waarschuwingsbanner weergegeven die gebruikers vraagt ​​om bij te werken. We raden gebruikers sterk aan om te upgraden naar de nieuwste browserversie om compatibiliteitsondersteuning met hun browser te garanderen.

 

Wat zijn de instellingen van Poorten/Firewalls

Voor firewalls is poort 443 en UDP 3478 nodig.

Poort 443 wordt standaard voor beveiligde https verbindingen gebruikt, echter UDP 3478 moet actief door de afdeling ICT worden open gezet. In de meeste gevallen lukt het om middels poort 443 een goede peer2peer verbinding te maken, echter indien dit niet lukt zoekt het systeem een weg via UDP 3478.

Je kunt altijd van te voren verbinding, webcam en microfoon testen

Uitgebreide technische specs

Werkt Webcamconsult ook op smartphone of tablet?

Webcamconsult is geschikt voor desktop, laptop, en smartphone of tablet met IOS of Android en werkt gewoon via de browser. Apple: gebruik Safari. 

Voor onze apps, zoek webcamconsult in Apple appstore of Google playstore.

Met de client-app kunnen - na autorisatie door instelling of bedrijf - patienten chatten met de behandelaar, of afdeling. Deze app is gratis voor patienten.

Voor iPhones en iPads van Apple bieden we ook een app aan die alleen te gebruiken door professionele behandelaren (bv artsen) die dat specifiek nodig hebben voor notificaties als men niet op de werkplek is en ook de consulten wensen te doen via de app. Deze app is alleen te gebruiken door bedrijven of instellingen met een Webcamconsult abonnment.

Voor Android is er geen app voor behandelaren. Met Android gebruikt men voor Webcamconsult gewoon de browser (meestal Google Chrome), zoals op de PC maar dan aangepast voor kleinere schermen.

Heb ik de app nodig op iPad of iPhone?

De Webcamconsult app voor iOS (Apple iPad en iPhone) wordt gebruikt door behandelaren (artsen, consultants) zodat men altijd door geluid en push bericht wordt geattendeerd dat er een cliënt/patiënt de wachtkamer binnen komt. Daarna kan men besluiten het consult te doen op de werkplek (PC) of gewoon via de app op iPad of iPhone.

Schermdelen op Mac
Schermdelen op de Mac gaat niet vanzelf goed. Probleem zit hem in de beveiliging van Mac OS, maar je kan dus toestemming geven en dan werkt het.
Je moet wel kiezen voor volledig scherm, en dat betekent als je dat dus kiest je nog in chrome zit, maar als je naar word switcht b.v.  dan is word in beeld.
Geluidsproblemen iPhone of iPad?

Het kan wel eens voorkomen dat bij gebruik van iPhone of iPad een geluidsprobleem optreedt.

Als client/patient u niet hoort,  laat dan via chatvenster weten: even iPhone opnieuw opstarten, en dan uitnodigingslink opnieuw aanklikken. Blijf dan online en na minuutje is client/patient terug in beeld met perfect geluid.

 
Als u zelf iPhone of iPad gebruikt en geen geluid hoort: dat kun je voorkomen door voorafgaand aan het consult  iPhone of iPad even  opnieuw op te starten.
 
Tip: u kunt dit ook in de mail aan clienten/patienten zetten. Als ze iPhone of iPad willen gebruiken dat  we adviseren dat ze voorafgaande aan het consult  even de iphone opnieuw opstarten, om problemen met ontvangst van geluid te voorkomen.
Beeld via webcam knippert

Indien tijdens een sessie het beeld van u of een deelnemer begint te knipperen dan is de oorzaak te vinden in uw browser. Mogelijk heeft u veel vensters openstaan waardoor de browser (Chrome staat hier om bekend) erg veel RAM geheugen van uw systeem gebruikt wat in een langere sessie tot problemen kan leiden bij computers met 4 of 8 GB RAM geheugen. Sluit in dat geval zo veel mogelijk niet gebruikte vensters van uw browser.

Cliënten

Mijn adviseur of zorgverlener wil een Webcamconsult afspreken. Wat moet ik doen?

U krijgt een link per e-mail toegezonden waar u op kunt klikken. In deze e-mail staat aanvullende informatie over het gebruik van Webcamconsult. Ook staat de hele procedure op onze pagina ‘cliënten’ beschreven. Komt u er dan nog niet uit, neem dan contact op met uw adviseur of zorgverlener.

Verbinding valt weg, wat nu?

Mocht het wegvallen door tijdelijk slechte internetverbinding komen dan kan de behandelaar altijd even opnieuw verbinden via de blauwe button rechtsonder. De patiënt kan zelf ook wat ondernemen, nl de link nog een keer gebruiken om binnen te komen in de sessie. De uitnodgingslink voor de patiënt/cliënt is te gebruiken tot ongeveer een uur na de afgesproken tijd, echter alleen als de behandelaar de sessie niet heeft afgesloten. Mocht de behandelaar de sessie hebben afgesloten met de rode knop dan rest niets anders dan een snelconsult aan te maken, zodat er direct een mail uitgaat naar patiënt met een link om direct in de spreekkamer te komen.

Zijn mijn gegevens veilig?

Ja. Webcamconsult is NEN 7510 en ISO 27001 gecertificeerd, hetgeen er op neer komt dat wij er alles aan doen om de communicatie tussen u en uw cliënten te waarborgen op een hoog niveau van kwaliteit en veiligheid. Video streams worden niet opgeslagen, chats en verstuurde bestanden zijn alleen toegankelijk tijdens het consult, na afsluiten worden deze ook per direct verwijderd en zijn niet meer te achterhalen. Met de consolideer en anonimiseer afspraken functie onder geavanceerde instellingen kunt u ook afspraakinformatie onbruikbaar maken na een door u ingestelde periode.

Wat zijn de kosten voor Webcamconsult?

Als gebruiker / cliënt / patiënt betaalt u niets. U heeft alleen een internetverbinding nodig. Bent u een (zakelijke) dienst- of zorgverlener, kijk dan naar onze standaard tarieven voor kwartaal abonnementen of neem contact op met ons.

Geen e-mail gekregen?

Treft u de e-mail niet aan in uw inbox, dan kunt u hem eventueel vinden in de spambox of reclamebox van uw e-mailprogramma. Indien u geen mail heeft ontvangen neem dan z.s.m. contact op met de receptie van uw behandelaar of adviseur.

Behandelaren

Voor wie is Webcamconsult bedoeld?

Webcamconsult is in een groot aantal branches bruikbaar: bijvoorbeeld in de zorg, het bedrijfsleven en de overheid. Voor iedere afspraak waar u elkaar niet fysiek hoeft te ontmoeten, maar het wel prettig is om elkaar te zien, en bestanden of schermen te delen. Dit alles binnen de veilige muren van Webcamconsult.

Realtime vertalen hoe werkt dat?

Dokter en patient spreken elk hun eigen taal en alles wordt ondertiteld!

Real time vertaling en ondertiteling is direct beschikbaar via de cc-button in de zwarte knoppenbalk onderin het videoconsult scherm. Hierbij kan de taal van de behandelaar en de patiënt worden ingesteld (keuze uit 60 talen). 

De ondertitel functionaliteit is ook beschikbaar voor doven en slechthorenden. Ook hier kan iedere gewenste taal  worden ingesteld en kan de persoon met gehoorproblemen het gesprek volgen door de real time ondertiteling in het videoconsult scherm. 

Real time vertaling en ondertiteling werkt alleen als behandelaar en patiënt beiden Google Chrome gebruiken op een PC of laptop. Het Webcamconsult systeem checkt dit automatisch voor u. De vertaal en ondertitel functionaliteit bij andere browsers volgt mogelijk op een later moment. 

De behandelaar kan kiezen uit ondertiteling en/of een tekstbox rechts waar de hele conversatie in beeld komt.

Het is aan te bevelen om een headset te gebruiken, en het geluidsvolume hiervan (met name voor doven/slechthorenden) niet te hard te zetten. Het kan voorkomen dat zinnen dubbel vertaald worden indien het geluid via normale speakers wordt weergegeven.

Sessie start niet, client in wachtkamer

Indien u een client in de wachtkamer hebt en op start consult klikt, dan komt het soms voor dat u zelf wel in de sessie komt maar uw client niet (bij de iOS app komt er dan een wit scherm). De client blijft dan aan zijn/haar kant in de wachtkamer hangen.
De oorzaak hiervan is dat een eerdere sessie niet is afgesloten (door op de rode knop onderin te klikken) hetgeen een nieuwe sessie verhindert.

In het web dashboard (via browser inloggen https://app.webcamconsult.com onder menu 'vandaag' ziet u de openstaande sessie en kunt u alsnog afsluiten.

Indien het probleem daarmee nog niet is opgelost dan svp instellen (beheerder) via "mijn organisatie" - "geavanceerde instellingen" en dan aanvinken "forceer start" functie. U kunt dan de sessie starten vanuit de grijze tegel in de wachtkamer, ook al is de client/patient niet in de digitale wachtkamer.

Cliënt niet zichtbaar in wachtkamer
Cliënt niet zichtbaar in wachtkamer of niet verder komen met cliënt  kan de volgende oorzaken hebben:
  1. De cliënt is te vroeg, moet dus wachten en gaat intussen in browser of andere app wat anders doen. Dan is hij inderdaad onzichtbaar in de wachtkamer. Dit kun je in dienstmededeling in wachtkamer opnemen en voor waarschuwen dat men tenminste op afgesproken tijd het wachtkamer venster of tab opent.
  2. Cliënt is er nog niet; in dat geval zie je een grijze rechhoek in de wachtkamer ten teken dat er een afspraak is maar nog niet aanwezig
  3. Kaartje cliënt is wel te zien maar geen startknop. Dan is er nog een sessie actief die eerst moet worden afgesloten, via startpagina (vandaag). Of gebruik de functie hieronder vermeld:

Functie "Forceer start"

Van sommige gebruikers vernamen wij dat men problemen ondervond met de wachtkamer functionaliteit. Cliënten/patiënten zouden wel via "start consult" (in de mail) in de wachtkamer belanden maar werden vervolgens niet gezien door behandelaar/arts of de startknop weigerde dienst, waardoor het consult niet kon beginnen. Om die reden hebben wij vooruitlopend op de volgende versie update alvast een extra geavanceerde setting ontwikkeld, te vinden onder "Mijn organisatie"- "geavanceerde instellingen":

Forceer het starten van afspraken

Als de client niet verschijnt in de wachtkamer kan er met deze knop een afspraak 'geforceerd' gestart worden. De knop is beschikbaar in de grijze tegel (onder de naam van de patient/client) in de wachtkamer.  De behandelaar start dan de afspraak zonder de client. Als de client daarna op de link klikt of in de wachtkamer komt, wordt deze direct doorgestuurd naar de actieve spreekkamer.

De functie "forceer start" werkt ook in de nieuwste versie (2.10) van de iOS app sinds 10 feb 2021 in de app store. 

Verbinding valt weg, wat nu?

Mocht het wegvallen door tijdelijk slechte internetverbinding komen dan kan de behandelaar altijd even opnieuw verbinden via de blauwe button rechtsonder. De patiënt kan zelf ook wat ondernemen, nl de link nog een keer gebruiken om binnen te komen in de sessie. De uitnodgingslink voor de patiënt/cliënt is te gebruiken tot ongeveer een uur na de afgesproken tijd, echter alleen als de behandelaar de sessie niet heeft afgesloten. Mocht de behandelaar de sessie hebben afgesloten met de rode knop dan rest niets anders dan een snelconsult aan te maken, zodat er direct een mail uitgaat naar patiënt met een link om direct in de spreekkamer te komen.

Hoe maak ik een groepsafspraak?
Dat kan op twee manieren via "nieuwe afspraak maken"
 
Direct:  ga naar tab quick consult en voer mail adressen in gescheiden door komma.
 
Op afspraak: ga naar tab groepsafspraak en maak afspraak met een client en extra deelnemers. Wel van te voren client en extra deelnemers aanmaken via menu. De videoconsult sessie start pas als de client door de behandelaar naar de digitale spreekkamer is gehaald. De extra deelnemers volgen dan vanzelf.

 Indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om extra deelnemers uit te nodigen naast cliënt, dan dient u eerst groepen aan te maken onder de tab "Groepen". Bijvoorbeeld voor een artsenpraktijk zouden de groepen "Familie" en "Thuiszorg" van toepassing kunnen zijn. In het menu item "Externe deelnemers" kunt u vervolgens de externe deelnemers invoeren en toewijzen aan groepen.

Hoe maak ik afdelingsafspraken?
Om afdelingsafspraken mogelijk te maken moet je eerst  "strikt gescheiden afdelingen" aanvinken onder "geavanceerde instellingen" (Mijn organisatie).
Daarna kun je nieuwe afspraken inboeken, kies dan radio button "Afdeling" (i.p.v. individuele behandelaar) en kies de gewenste afdeling.
Je maakt dan een afspraak tussen een client en een hele afdeling; elke consultant van die afdeling kan de client vanuit de wachtkamer naar zijn/haar spreekkamer halen op het moment van de afspraak.. 
Ik wil inloopspreekuur of boekingen op mijn Wordpress of Joomla website, hoe?

Met het online inloopspreekuur van Webcamconsult kunt u cliënten en/of patiënten nog beter van dienst zijn op het moment dat het hen uitkomt. Het werkt heel eenvoudig. Op uw website geeft u uw openingstijden aan en uw websitebezoeker krijgt te zien, wie van uw medewerkers van welke afdeling beschikbaar is voor een gesprek. Vervolgens kan een beschikbare medewerker heel eenvoudig een online video verbinding tot stand brengen en het online spreekuur is opgestart. Uw medewerker kan altijd zelf aangeven of hij wel of niet beschikbaar is voor inloopspreekuur. In de dashboard van Webcamconsult, onder pakkertten, kunt u zogenaamde widgets aanmaken en aanpassen; hiermee maakt u stapsgewijs de code aan die u of uw webmaster in uw website kunt plaatsen.

Wordpress

U installeert het inloopspreekuur nog eenvoudiger op uw website met de Wordpress plug-in. Deze kunt u downloaden en installeren via https://wordpress.org/plugins/webcamconsult/

U installeert de plugin zoals gebruikelijk in Wordpress, daarna kunt u alle inloopspreekuur-widgets beheren en plaatsen op elke gewenste plek in uw website.

Joomla

U installeert het inloopspreekuur nog eenvoudiger op uw website met de Joomla extensie. Deze kunt u downloaden en installeren via https://extensions.joomla.org/extensions/extension/communication/video-conference/webcamconsult

U installeert de extensie (component en module)  zoals gebruikelijk in Joomla, daarna kunt u alle inloopspreekuur-widgets beheren en plaatsen op elke gewenste plek in uw website.

En verder:

Uw cliënt hoeft niets te installeren, hij bezoekt uw website en gaat naar de wacht/spreekkamer van de persoon die hij wil spreken. Lekker makkelijk, dus. Een camera en microfoon zijn voldoende. Gebruikt u een ander CMS-systeem? Neem dan contact met ons op, we helpen u graag verder.

Meer info Wordpress gebruikers

Meer info Joomla gebruikers

Kan ik iemand anders laten meekijken?

Ja als behandelaar kun je bijvoorbeeld een mantelzorger bij het consult uitnodigen of naast cliënt meerdere personen bij één consult te betrekken. Handig als de betreffende personen zich op verschillende locaties bevinden.

Betaal ik per minuut?

Nee u betaalt een vast abonnement per kwartaal of jaar voor het aantal behandelaar-licenties dat u afneemt. Kijk hier voor de tarieven van de standaard kwartaal abonnementen. Wilt u een ander abonnement? Mail ons.

Zijn mijn gegevens veilig?

Ja. Webcamconsult is NEN 7510 en ISO 27001 gecertificeerd, hetgeen er op neer komt dat wij er alles aan doen om de communicatie tussen u en uw cliënten te waarborgen op een hoog niveau van kwaliteit en veiligheid. Video streams worden niet opgeslagen, chats en verstuurde bestanden zijn alleen toegankelijk tijdens het consult, na afsluiten worden deze ook per direct verwijderd en zijn niet meer te achterhalen. Met de consolideer en anonimiseer afspraken functie onder geavanceerde instellingen kunt u ook afspraakinformatie onbruikbaar maken na een door u ingestelde periode.

Als ik een proefperiode hebt gewerkt en ik wil blijvend gebruik maken van Webcamconsult, wat moet ik dan doen?

U ontvangt aan het eind van de gratis proefperiode automatisch een bericht met de vraag of u een betaald abonnement wilt nemen. U kunt dan via een link naar het abonnementen deel van onze website en kiest dan een van de online beschikbare abonnementen. Wij kennen kwartaal- en jaarabonnementen. De prijs is verder afhankelijk van het aantal behandelaren (bv. arts of consultant). Indien u speciale wensen heeft, dan kunt u ons uiteraard per mail aangeven dat u door wilt gaan met Webcamconsult. Geef aan met hoeveel gebruikers u Webcamconsult wilt gebruiken.

Kan ik Webcamconsult integreren met onze eigen applicatie(s)?

Ja dat kan. Wij hebben een eenvoudige API beschikbaar waarmee mutaties in clienten, behandelaren en afspraken gekoppeld kunnen worden.

Stopt het abonnement automatisch als ik Webcamconsult vrijblijvend uitprobeer?

Ja, u kunt Webcamconsult uitproberen en u zit nergens aan vast. U betaalt ons niets voor de proefperiode.

Wat zijn de kosten voor Webcamconsult?

Als gebruiker / cliënt / patiënt betaalt u niets. U heeft alleen een internetverbinding nodig. Bent u een (zakelijke) dienst- of zorgverlener, kijk dan naar onze standaard tarieven voor kwartaal abonnementen of neem contact op met ons.

De Client is niet uit wachtkamer

Indien u een client in de wachtkamer ziet en de sessie wil starten door te klikken op de button, dan komt het wel eens voor dat dit niet lukt. In dat geval is er nog een eerdere sessie niet afgesloten. Ga naar "vandaag" en sluit de sessie af. 

Webcam lampje is aan voor en na videoconsult

Zodra de spreekkamer ingeschakeld wordt, gaat de webcam aan om te controleren of alles gereed is voor een video consult. Dit blijft zo tijdens een videoconsult en ook na het videoconsult blijft de monitoring actief. Als er geen videoconsult is, dan is het camera beeld alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf en niemand anders.

Inloggen voor support

Ervaart u een probleem met het gebruik van Webcamconsult? Log dan in om een ticket aan te maken of om uw eerdere tickets in te zien. LET OP! Het supportsysteem is alleen toegankelijk voor gebruikers met betaalde abonnementen. Geen betaald abonnement? Stel dan uw vraag via de contactpagina.

Informeer uw patiënten/cliënten

Het is belangrijk dat u van te voren uw patiënten of cliënten informeert over de werking van Webcamconsult. U kunt daarvoor onze patiëntenfolder gebruiken en onderstaande video downloaden.

Integration: API

If you want to integrate the Webcamconsult service, you can use our API. This allows you to easily link mutations in clients, practitioners and appointments.